Jenis dan klasifikasi data
Data dalam organisasi memiliki nilai dan tingkat sensitivitas yang berbeda-beda. Klasifikasi data adalah proses mengelompokkan data berdasarkan tingkat kepentingan dan kerahasiaannya, sehingga dapat diberikan pelindungan yang tepat. Tanpa klasifikasi, data berisiko disalahgunakan atau bocor karena tidak semua orang perlu mengakses semua jenis data.
Dalam Standar Pengendalian Data, Perusahaan telah mengategorikan data berdasarkan tingkat kerahasiaan data menjadi lima kelompok meliputi:
- Publik, misalnya laporan keuangan, dan profil BoD di website Perusahaan;
- Internal, misalnya standar & SOP internal Perusahaan dan postingan di medsos internal Perusahaan;
- Confidential, misalnya PII karyawan, hasil medical check-up karyawan, data historis Pendidikan karyawan;
- Restricted Confidential, misalnya Masterplan Perusahaan, behavior pelanggan dengan ID yang ter-masking, data harga & kekayaan BoD, historis Kesehatan karyawan, dan data Pendidikan anak karyawan;
- Registered Confidential, misalnya laporan keuangan unaudited, data pribadi pelanggan, data gaji dan remunerasi karyawan, hasil tes kesehatan calon karyawan, dan data pendidikan calon karyawan.
Contoh: Sebuah perusahaan menyimpan daftar harga internal (internal), data pribadi karyawan (confidential), dan materi pemasaran publik (public). Tanpa klasifikasi yang jelas, file daftar harga bisa secara tidak sengaja dibagikan kepada pihak luar, menyebabkan kerugian kompetitif.
Best Practice:
- Memahami data Perusahaan yang dikelola oleh masing-masing Personel.
- Mengklasifikasikan data sesuai dengan jenis/kategori klasifikasi yang telah ditentukan Perusahaan.
- Mengguunakan label atau watermark pada dokumen sesuai klasifikasinya.
- Membatasi akses sesuai prinsip need-to-know.
- Melakukan pelatihan rutin agar karyawan paham pentingnya klasifikasi data.
"Data is the new oil, but without proper classification, it’s just a spill waiting to happen." – Adapted from Clive Humby